デジタルツール

時間を見える化!タイムトラッキングツール『Toggl』のご紹介

2019年4月4日

砂時計-時間は有限こんにちは、しょーいです!

今朝も家族の朝食を作って、洗濯を干して、子どもにご飯を食べさせていたら自分が食べる時間が無くなって、慌てて身支度して子供を保育園に送って、バタバタ仕事へ……

しょーい
時間に追われまくってます。

時間はいくらあっても欲しいもの、私は日々検討中です。

そんな試行錯誤に役立つのが、タイムトラッキングツール
時間管理ツールとも呼ばれます。

時間は目に見えないので、「時間の使い方を改善したい!」と思っても雰囲気だけで反省しがち。

例えば……

ある休日、子どもを昼寝させて一息。Twitterを見ていたり本を読んだりしているうちに、子どもが起きてきた。
貴重な自由時間なのに、大して休めていない気分……。

よし、次の休みはネットを見すぎないようにするぞ!

……って先週も同じ事を考えていた気がする……。

 

ここで、「記録」があると、自分の行動をスムーズに改善できます。
24時間から増えも減りもしない時間の使い方を改善するには、何かをやめるしかないからです。

私はスマートフォンが出始めた頃からタイムトラッキングを始めたり止めたりを繰り返していましたが、2017年11月~2019年10月まで2年間続いたのが『Toggl』です。

Toggl』をおすすめできるのは、次のような方です。

  • 時間の使い方を見直したいけど、何から手をつければいいか分からない方
  • 無料でシンプルな行動記録をつけたい方

では、『Toggl』の特徴を一つひとつ確認します!

Toggl』の特長

私は4種類ほどのタイムトラッキングツールを使ってきましたが、最も使いやすかったのが『Toggl』です。

なぜ続けられるのか?
私の『Toggl』お気に入りポイントをご紹介します!

特長1. iPhone / Android に加えWeb対応、シームレスに記録

タイムトラッキングのキモは2つ。

  • 続ける
  • 可視化したい(記録したい)行動を確実に記録する

複数のプラットフォームで使えるということは、「スマホがないから、あとで追加しよう」と思っていたのに結局記録しなかった………という事故を防げます。

私の使い方ですが、

  • メインはスマートフォン
  • PCに向かっているときはブラウザ
  • スマホ充電中はタブレット

どの端末からでも記録できるので漏れがなく、正確なデータが揃います。

しょーい
データが無いことには見直しようがありませんからね。

特長2. 1タップから記録開始の手軽さ

手軽さがないと続きません

Togglの良い点は、行動分類は後回しにして「とりあえず記録」ができること。

極端な話、行動名なしの(無題)状態でも記録可能です。
(表示はAdd descriptionとなります)

「この移動時間に本を読むけど、これは”移動”なのか?”スキルアップ”なのか?」なんて考えるのは後回し。
思い立ったらまず記録。習慣付けに手軽さは必須です。

ただし、後から編集するのは意外と面倒なので、「プロジェクト」くらいは設定するのがベターです。

特長3. 後から記録の再編集が可能

記録をするのは人間です。間違いもあれば予定外も起こります。

そこで、記録の再編集機能は欠かせません(意外と面倒なのでしないに越したことはないのですが)。

例えば、

「よし、子どもが寝ている内に洗濯物を干すぞ!」

Togglのタイマー、[洗濯]をスタート。
……しばらくして突然泣き出す子ども、同時に玄関で鳴るチャイム。

しょーい
えぇぇ…ちょっと待って……

子どもが気になりつつも宅配便の受け取りを逃すわけにもいかず、慌てて玄関へ。

受け取り終えたら、放っておかれた分、激しくギャン泣きする子どもの元へ。
その間タイマーは[洗濯]のまま……。

もうこんなときは仕方無い。
気付いた時点でタイマーを停止、覚えている範囲で再編集します。

覚えていない&記録できていない時間というのは、つまりそれだけ忙しかったんです!
そんなときも、[多忙][使途不明]という行動名で追加編集すれば、統計・分析に反映できます。

特長4. 振り返りラクチン、視覚的にわかりやすいダッシュボード

Togglは集計機能がとっても便利!

行動名毎はもちろん、プロジェクト / クライアント毎の集計も出せるので、振り返りがはかどります。

タイムトラッキングは時間を記録するだけでも「今、これをしている」と集中力維持に有効です。

さらにきちんと振り返りをすれば、時間の使い方を見直す糸口がつかめます。

私は クライアント:家事 で各家事にかかる時間の総計を算出し、結果を夫と共有して家事シェアを進めました

詳細な振り返りはフィルター・ソート機能が使えるWeb版が便利ですが、ざっくりならアプリでも十分です。

特長5. 記録忘れの通知がある

タイムトラッキングを始めたての頃は、つい「記録するのを忘れてた!」となりがちです。

「忘れてた」が積み重なると、自己嫌悪が募って&面倒になって「記録する時間がもったいないからやーめた」となりかねません。

その気持ちは、ツールジプシーをしていた私もよく分かります。

しかし3日で止めては、タイムトラッキングの恩恵を十二分に受けられません!
(もちろん、3日だけでもきちんと解析すればそれなりの収穫が得られますが)

Togglはタイマーが作動していないときにスマートフォンの通知が表示されるよう、設定が可能です。
逆にタイマーが動いているときに通知が表示される設定も可能なので、「止めるの忘れてた」事故も防げます。

Togglアプリ 通知設定

私はタイムトラッキングが習慣化するまでは、これらの機能を活用しました。
スマートフォンでメールチェックやゲームをする度に「What are you doing?」の通知が目に入るので、「今何をしているか?」「これから何をするのか?」を意識させられます。

Togglの欠点

Togglのお気に入りポイントを述べてきましたが、もちろん、完璧なツールではありません。
人によっては使い勝手悪く感じることもあるでしょう。

私や友人が感じた、Togglの欠点をお話します。

欠点1. アカウント作成が必要

シームレスな記録が可能なTogglですが、プラットフォーム間の同期のためにアカウントを作る必要があります。
アプリをDLしただけでは使い始められないのが、ちょっと一手間。

「とにかく今すぐ始めてみたい!」という方は、アプリで完結するツールの方がいいと思います

「タイムトラッキング」「時間管理」で検索すれば見つかりますので、目的&好みに合うものなら何でも良いでしょう。

一例として、Togglの前に私が使っていたアプリをご紹介すると、『aTimelogger2』です。

欠点2. 「クライアント」「プロジェクト」の設定に悩む

Togglではタスクの性質を

「Clients(以下、クライアント)」→大分類
「Projects(以下、プロジェクト)」→小分類、各プロジェクトはクライアントに紐付く

上記2段階で分類できるのですが、Togglを使い始めて最初にぶち当たった壁が「分類どうする問題」です。

悩みに悩んで色々なサイトやユーザーを参考にした結果、

  • 「クライアント」→誰のためにする行動か?
  • 「プロジェクト」→何をするか?

という使い方で落ち着きました。

「クライアント」はざっくり4つ。

  • A_自分のこと→仕事、趣味、スキルアップなど。自分のために使う時間
  • B_家族のこと→子供のお世話の他、お出かけなど家族と過ごす時間
  • C_家事→炊事、洗濯、掃除の他、いわゆる「名もなき家事」も含めた家事労働の時間
  • D_生活時間→食事、着替え、入浴など。日常生活に必要な時間

この「クライアント」に紐付けて、「プロジェクト」を作製しました。
↓私が作製した「プロジェクト」の一部です。

Toggl プロジェクト一覧(一部)

「クライアント」名、「プロジェクト」名の先頭をアルファベット+数字で統一すると、入力時に予測候補を出してくれるので手間が省けます。

例えば、クライアント名に「c」と入れるだけで、「C1_調理」~「C9_その他家事」が一気に表示されます。
入力がおっくうで記録が続かないのは本末転倒なので、やる気がある最初のうちに設定しておくと便利。

ただし、あまり細かく分類すると、それもまた面倒になります
慣れないうちは、自分が記録→把握→改善したい時間・行動に絞るのがオススメです。

例えば、「家族で家事シェアを進めたい!」ならば

  • クライアント:家事
  • プロジェクト:調理、食器洗い、洗濯、掃除、その他家事

まずはこれで十分でしょう。

欠点3. 同時に複数の行動を記録できない

私がTogglを使うのをためらっていた一番の理由が“同時に複数の行動を記録できない”点。

1度に動かせるタイマーは1つのみなので、「ながら」の行動は記録できません。

例えば、通勤時間に英語のリスニングをする場合、「移動」として扱うか「学習」として扱うかの選択を迫られることになります。
子どもと日用品の買い物に行くときは「家族の時間」か「家事の時間」か、悩ましいところです。

結論から言うと、私は同時に2つの行動を記録するのは止めました

人間はマルチタスクに見えて、シングルタスクを切り替えているだけ」という話は、ご存知の方もいると思います。

切り替えが多くなればなるほど、思考のノイズやラグも増えます。
その点を踏まえると、「ながら」行動の記録にはあまり意味がなさそうだと判断しました

例えば、勉強時間の管理が主目的ならば、通勤時間に英語リスニングをする時間は「学習」扱い。
逆に天気毎・時間帯毎に通勤に掛かる時間を把握したいなら「移動」とする。

時間の目的がはっきりしたものになりました。

私は子どもと一緒なら日用品の買い物だって「家族の時間」として記録し、実際、その時間は子供と楽しむことを主眼に置いています。
一方で、家族が一緒でも家からネットスーパーで買い物をするときは、時間を共有しているわけではないので「買い物」扱いにしています。

一応、『Toggl』でも、後から記録を追加することで「ながら」の記録をとることはできます。ただ……面倒で続かなくなりました(^^;

今では「ながら」の記録は不要、と割り切ってます。

「同時行動を記録したい!」という方は別のツールを使いましょう。先述の 『aTimelogger2』は可能です。

欠点4. 違う名前の行動は別行動として集計される

Toggl』は行動名を記録できるのですが、名称が異なれば、違う行動として記録されてしまうのが困りもの。

例えば、夕食作りの時間を記録するとします。

ある日は[夕食調理]という行動名で記録、その翌日は[夕食作り]、翌々日は[夕食づくり]という行動名で記録します。

すると、統計表示で[夕食調理][夕食作り][夕食]は別行動として集計されるので、今週の夕食作りにかかった時間の総計が自動で出てきません。

自分で計算するか、ログをさかのぼって行動名を修正するか、どちらかの作業が発生します……。

上記のような事態を防ぐため、Togglには過去の行動名と同じものがあれば候補を提案してくれる予測機能があるのですが、Android版ではレスポンスがやや悪く、私は使っていません……。

しょーい
iPhone版のレスポンスは良いんですけどね。

運用が定まるまでは、前日の行動名を確認しながら記録していくと間違いありません。

同じ行動名・プロジェクトなら、スワイプ一本で記録できるので、毎日の行動がほぼ同じ、という方は問題ないでしょう。

まとめ:”普段通り”と”イレギュラー”を区別するツール

この春、新生活を迎える方も多いと思います。就職、転職、結婚、転勤……など、生活が変わる時期は、時間に追われがち。

タイムトラッキングツールで時間の記録をつけていると、”普段通り”過ごせた日と”イレギュラー”に追われた日を区別することができます。

「ああ、やたら忙しいと思ったら引っ越しの荷解きばかりしてるからだ。」
「子どものケアをする時間が増えたから、家事が以前ほど片付かないんだな。」

時間に追われて辛いときは、「何をしていたのか」見返す時間を設ければ、原因と対策を考えられます。

生活が変わって”イレギュラー”が増えただけ。「この辛さは一時的なもの」と分かれば、過度にイライラしたり自己嫌悪に陥ることも防げます。

今回は私が愛用するタイムトラッキングツール『Toggl』をご紹介しましたが、時間の記録を見返せるならば、その他アプリでもアナログでも役立ちます。
自分が使いやすいツールで、自分が楽になるような時間の使い方を考えるきっかけにしてはいかがでしょうか。

参考になりましたら幸いです!

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